6 consigli per gestire le email in modo professionale

La comunicazione professionale, in tempi pre-Internet, era molto formale e seguiva una rigida etichetta. C’erano formule di apertura e chiusura e per tutti gli elementi, dall’intestazione alla formattazione del testo, c’erano regole ben precise.

Poi è arrivata l’email. Le formule di saluto sono quasi scomparse, gli Egregi e le Gentili si sono estinti, sono arrivati gli asap e fyi, sono proliferate le emoticons, la punteggiatura è diventata un optional, le maiuscole sono state bollate come totalmente out. Tutto è diventato più veloce, snello e informale… ma ci sono dei limiti. “Informale” non vuol dire “non professionale”, anche nella comunicazione digitale esistono regole sia nella forma che nella modalità e nell’organizzazione che, se osservate, danno un’immagine di professionalità e semplificano anche un po’ la vita. Ecco 5 consigli per gestire le email in modo efficiente e professionale.

1. Rispondi tempestivamente

Tempestivamente non vuol dire nell’esatto istante in cui ricevi un’email, ma nel mondo digitale il tempo vale doppio. Far passare 24 ore per rispondere ad una richiesta può costare un cliente, un potenziale lavoro o un’occasione. Se la giornata è congestionata e non puoi dedicare del tempo a rispondere esaustivamente, scrivi una breve riga per informare che hai ricevuto il messaggio e che risponderai nel pomeriggio/il giorno dopo, poi ricorda di segnare l’email come non letta.

2. Una parola è poca e due sono troppe

Usa frasi complete con soggetto, verbo e complemento, ma resta comunque breve e stringato. Vai al punto senza giri di parole nel modo più chiaro possibile. Non risparmiare sui saluti, né in apertura né in chiusura dell’email. Contieni l’uso delle abbreviazioni solo a quelle più conosciute e vacci piano con le parole in inglese, alcuni trovano il loro abuso inutile e irritante.

3. Tieni il tuo inbox pulito

Le email a cui devi rispondere devono essere contrassegnate come non lette, quelle a cui hai risposto devono essere archiviate e tutto ciò che non ti serve va nel cestino.

4. “Rispondi a tutti”, questo sconosciuto

Esiste uno straordinario comando che in molti si dimenticano di usare nella mail di gruppo, si chiama “Rispondi a tutti”. Se non lo usi, tagli fuori da un pezzo della comunicazione persone che la stavano seguendo e che probabilmente dovrebbero intervenire, se sono state chiamate in causa dal primo mittente.

5. Usa il campo CC

Prima di inviare una mail pensa bene a chi dovrebbe/potrebbe essere utile seguire quella conversazione. Usa il campo CC, non mettere tutti in A – in A va solo il destinatario principale, così che sia chiaro da chi aspetti una risposta e chi invece riceve il tuo messaggio per conoscenza.

6. L’oggetto è una cosa bella e utile

Non c’è bisogno di dire che non si devono inviare email senza oggetto, ma forse vale la pena ricordare che l’oggetto dovrebbe riferire in modo chiaro il contenuto della mail, essere specifico e non generico, anche per facilitare ricerche successive.

Quali sono i vostri consigli per gestire le email in modo efficiente e professionale?