3 semplici trucchi per lavorare di più e in modo più veloce

 

Il lavoro, con le sue scadenze e i suoi ritmi serrati, fanno sembrare il tempo (part-time o full-time) insufficiente! A prescindere che lavoriate in un team di lavoro piccolo o grande, portare a termine un progetto può essere davvero un inferno.

Tempi moderni

Anche durante la giornata lavorativa i social media rubano tempo al lavoro, esattamente il 32%, come è stato dimostrato da un recente studio della compagnia TeamLease. In questo modo la produttività diminuisce del 13%. Indovinate qual è il social network che ci fa perdere più tempo? Facebook ovviamente, seguito da WhatsApp. Distrazioni pure e semplici, che al lavoro servono poco e compromettono inoltre, la collaborazione tra i colleghi.
Del resto l’economia tradizionale basata sul lavoro full-time è ormai superata. Le aziende si circondano sempre più di collaboratori esterni che di impiegati direttamente assunti. Lavoro flessibile e on-demand, disponibilità illimitata e senza orari, popoli di freelancer che in teoria gestiscono il tempo da dedicare al proprio lavoro, o ai vari lavori. Parliamo di nuove figure che sono al tempo stesso manager di se stessi e lavoratori. Anche se sembra tutto molto bello e divertente, le sfide da affrontare non mancano.

A maggior ragione c’è bisogno sempre di più di ottimizzare il tempo, trovando un modo efficace per svolgere qualsiasi compito. C’è bisogno di una serie di piccoli trucchi per destreggiarsi al meglio fra miriadi di lavori, o saper gestire al meglio i compiti che ci vengono affidati durante una giornata lavorativa in ufficio.

Riconsiderare le priorità

Pensate a quello che fate tutti i giorni: sicuramente mentre siete concentrati, sullo schermo del vostro computer sono aperte diverse pagine, controllate l’e-mail o vi squilla il telefono, la vostra concentrazione salta all’istante. Passare di palo in frasca, a volte necessario, non vi aiuta però a portare a termine un compito, e di conseguenza crea l’effetto domino di inconcludenza.

Che il vostro lavoro richieda creatività o meno, cercate di concentrare il lavoro più intenso durante la mattinata e lasciate le e-mail, le chiamate e i meeting, in modo da riuscire a fare tutto senza interruzioni che possono rallentare la produttività. Cercate di pianificare le vostre giornate in questo modo, o almeno gran parte della vostra settimana lavorativa. In questo modo la maggior parte del lavoro sarà portata termine, e le e-mail possono attendere anche un giorno, non muore nessuno!
Il messaggio è questo: dividere la giornata in due è molto difficile, ma non siate schiavi della casella e-mail.

Perché non esiste persona al mondo che non controlli la posta elettronica almeno una volta al giorno. Fatelo perciò quando avete portato a termine il vostro compito più urgente. Dedicatevi alla lettura delle e-mail in modo organizzato e metodico: date priorità a quelle più urgenti e lasciate quelle con allegati per ultime, ma non dedicateci più di trenta minuti, se potete…

Gestire le aspettative

La maggior parte del lavoro si svolge anche attraverso le pubbliche relazioni. Di conseguenza il telefono diventa il mezzo più veloce per le comunicazioni. Gli instant message ci consentono di comunicare in qualsiasi momento, ma possono diventare al tempo stesso una minaccia alla produttività del lavoro che si svolge, che sia concesso o meno utilizzare il telefono durante le ore di lavoro. Fate in modo che chiunque lavori o collabori a un progetto con voi, sia informato dei momenti (o fasce orarie) in cui non siete disponibili telefonicamente.

Se potete, fissate degli appuntamenti telefonici o call conference a breve termine. Usate degli auricolari in modo da far capire che se siete al telefono è per motivi di lavoro. La comunicazione è la chiave di tutto, svolgete la vostra chiamata in modo entusiasta ma con cadenza sporadica.

Conoscere il proprio schema di produttività

Se avete la possibilità di lavorare da casa e gestire i vostri tempi, fatelo diventare un vantaggio. Non c’è nessuno studio che afferma che lavorare cinque giorni a settimana in un ufficio a forma di cubo di fronte a un computer, sia la soluzione per essere maggiormente produttivi e soprattutto soddisfacente per chi lavora. Il lavoro da remoto, tuttavia, ottiene risultati più alti in produttività poiché dà ai lavoratori pieno controllo e flessibilità, e ci sono livelli alti di soddisfazione tra i lavoratori.

Ma questo non significa necessariamente lavorare da casa per essere bravi e soddisfatti. Il lavoro di gruppo aiuta a conseguire più risultati in meno tempo, evita l’isolamento di chi lavora (cosa che lavorando da remoto è praticamente impossibile da evitare). Il trucco è scoprire cosa fa per voi, se lavorare da soli e in casa senza cadere nelle tentazioni di Netflix, oppure lavorare in posti dove avrete colleghi e che vi consenta di uscire di casa. Se siete fortunati, potete anche farli entrambi! Cercate, a prescindere dal vostro schema preferito, di concentrare la parte più intensa del lavoro nella fascia oraria perfetta per voi, prendetevi la meritata pausa quando ne sentite la necessità e soprattutto abbiate sempre ben chiaro l’obiettivo da raggiungere nella giornata.

Perché tanto adesso nel mondo del lavoro si può fare di tutto.